• 06:00 De slimme verlichting en speakers in mijn slaapkamer wekken me. Diezelfde speakers zorgen met antigeluid dat mijn vriendin, die pas een uur later op hoeft te staan, met rust wordt gelaten. De huis-AI kent mijn gewoontes. Zij verlicht mijn weg door het huis en speelt ondertussen mijn Spotify “ Opstaan!” playlist van slaapkamer naar overloop, naar badkamer, waar de douche reeds voorverwarmd is. In de spiegel worden de koppen van het nieuws geprojecteerd. Ik vraag om het nieuws in Veghel en krijg een lijst met korte nieuwsitems te zien.
  • 06:15 Nadat ik mijn badkamerritueel afgerond heb, verlicht mijn digitale butler de weg van badkamer naar overloop, trap, huiskamer en keuken, waar een cappuccino op me wacht. Het nieuws is me gevolgd vanuit de badkamer en staat nu geprojecteerd op de muur naast het koffiezetapparaat. Ik vraag om het NOS journaal en krijg de laatste versie voorgeschoteld. Terwijl ik een slok koffie neem, vertelt de huis-AI me welke afspraken ik vandaag heb. In gedachten struikel ik bijna over de Roomba, die na een nachtelijk uurtje stofzuigen op weg is naar de oplader.
  • 06:30 Als ik de voordeur achter me dichttrek, begroet mijn Tesla me met knipperende koplampen, de achterklep opent zich, de spiegels vouwen open en de klinken komen uit de deuren. Terwijl ik mijn laptop in de kofferbak leg, stroomt warme lucht uit het voorverwarmde interieur me tegemoet. De kofferbak sluit automatisch en ik stap in. De auto start en op het navigatiescherm zie ik dat mijn eerste bestemming al in geprogrammeerd is. Mijn auto vertrekt en 5 minuten later begint mijn werkdag met de eerste digitale vergadering.

Al het bovenstaande is al mogelijk met de huidige stand van de techniek. Helaas nog niet in mijn huis, maar dat duurt niet lang meer. Robots in alle soorten en maten verschijnen overal in de maatschappij. Van huishoudrobots die stofzuigen of grasmaaien tot hele productielijnen die geautomatiseerd worden. Toch gaat dit stukje niet over de robots die fysieke arbeid vervangen, maar over de software robots die digitaal en soms zelfs cognitief werk verrichten. Deze software robots, die in hoog tempo administratieve taken overnemen, vormen een bedreiging voor de werkgelegenheid in de administratieve- en dienstensectoren. Maar het is nog niet te laat om ze op een intelligentere manier in te zetten, zodat ze waarde toevoegen voor medewerkers, het bedrijf én de klant. Want hoewel aandacht voor kosten nodig is om competitief te blijven, is waardecreatie de graadmeter of een organisatie kan overleven.

Niet overpowered, maar empowered

Steeds vaker worden software robots geïntroduceerd met als businesscase het vervangen van handjes in data- en informatiegedreven processen. Robotic Process Automation (RPA) en Intelligent Process Automation (IPA) zijn relatief goedkope oplossingen (ook wel “poor-mans-integration” genoemd vanwege het goedkoop en Quick & Dirty automatiseren van handmatige processen) die 24/7 arbeid kunnen verrichten, nooit ziek zijn en niet op vakantie gaan. De impact op werkgelegenheid en op de samenleving zou enorm kunnen zijn. Recent onderzoek wijst uit dat software robots weliswaar hogere en constantere kwaliteit leveren dan mensen, echter als deze robots ingezet worden in combinatie met mensen dan is het voordeel nog veel groter. Combineren van mensen en software robots is op dit moment de beste oplossing en zorgt er ook voor dat we als samenleving niet overpowered maar empowered worden.

Hoe ziet de businesscase van RPA/IPA eruit?

De standaard posten in de businesscase van RPA/IPA kunnen de meeste organisaties eenvoudig zelf verzinnen. Top of mind zijn het vervangen van mensen, verhogen van datakwaliteit, verhogen van productie, en verlagen van test- en integratiekosten door “poor-mans-integration”. Allemaal gerelateerd aan efficiency en kostenverlaging door FTE reductie. Voor de meeste medewerkers een bedreigend en negatief scenario. Ik zou een positievere case willen maken die in eerste instantie meer gefocust is op waarde toevoegen en uiteindelijk ook efficiency voordelen oplevert. Maar om dat te doen moet ik eerst een andere invalshoek schetsen.

IT budget gaat niet naar IT

Diverse grote IT adviesbedrijven hebben gemeten dat in 2015 ongeveer 80% van het IT budget door de (corporate) IT-afdelingen werd uitgegeven. In de jaren daarna zien we dit rap afnemen, waarbij de voorspellingen nu zijn dat in 2020 nog maar 20% van het IT budget door de handen van de CIO gaat. Wat is hier aan de hand? Worden de IT-afdelingen steeds minder relevant? De “business” gaat steeds vaker zelf in zee met externe IT aanbieders en eindgebruikers grijpen steeds vaker naar applicaties en oplossingen die de governance van de IT afdelingen compleet omzeilen. Samengenomen wordt hier vaak door IT het negatieve label “Shadow IT” opgeplakt.

Deze ontwikkeling heeft meerdere oorzaken: de eerste is dat IT oplossingen steeds bereikbaarder worden zonder IT professionals in te schakelen. “Build it and they will come”. Bijna iedereen heeft een smartphone vol apps en ook voor gebruik van Software as a Service is tussenkomst van IT vaak overbodig. De tweede reden is dat de complexiteit van de IT-landschappen alsmaar groeit. Vaak wordt niets weggegooid; er worden alleen maar meer en meer functionaliteiten in een IT-landschap gepropt. De IT-afdeling moet dan niet alleen die ‘spaghetti’ beheren, maar ook nog integreren. Data moet tot informatie gemaakt worden en processen moeten over meerdere systemen heen van dezelfde data gebruik kunnen maken. Gevolg? Elke volgende wijziging en nieuwe applicatie maken het moeilijker en langzamer om te veranderen. De business moet steeds langer wachten op IT oplossingen en die zitten vaak vol met fouten. De kosten van integreren, testen en implementeren rijzen de pan uit. Ondertussen wordt de druk op de business opgevoerd om sneller, beter en goedkoper te worden.

De derde reden is dat data en informatie vaak niet, of heel omslachtig, beschikbaar zijn op de plaats waar ze nodig zijn. De ontstane spaghetti van systemen en integraties is niet gemaakt met oog op veranderingen in processen en nieuwe businessbehoeften. De business gaat bij gebrek aan adequate response van de IT afdeling op zoek naar binnenweggetjes, zoals processen optimaliseren zonder dure en trage backend integraties en applicaties aanschaffen waarin data verwerkt kan worden zonder de IT-afdeling erbij te betrekken. Vanuit de IT professionals is er enorme weerstand tegen deze oplossingen, omdat zij nog steeds verantwoordelijk worden gehouden voor de kwaliteit van de informatievoorziening. RPA/IPA biedt kansen om  de IT afdeling en de business dichterbij elkaar te brengen. Als de muren tussen die afdelingen worden neergehaald en beide partijen echt samenwerken, met focus op laaghangend fruit in foutgevoelige processen door het vervangen van handmatige integraties, ligt hier een enorme kans. Vanuit de business wordt de IT afdeling niet langer met gestrekt been onderuit gehaald omdat ze traag en duur zouden zijn en IT schildert de business innovators niet meer af als cowboys en hooligans die als een dolle de integriteit van de IT systemen vernielen. De basis voor samenwerken is vertrouwen en wat helpt is het verleggen van focus op bedreigingen naar kansen die de gezamenlijke belangen bevorderen. Belangrijk is het inzicht dat IT-innovatie ook door de individuele niet-IT medewerkers vooruit gestuwd wordt. Zij proberen allerlei oplossingen te vinden om hun werk beter en sneller te doen.

Veranderende IT functie

Samenwerken en co-creatie is de alternatieve businesscase voor RPA/IPA. Met software robots kan relatief goedkoop en intelligent een proces geautomatiseerd worden. Op plaatsen waar nu handmatig data van het ene systeem naar het andere gebracht wordt (draaistoel integratie, bijvoorbeeld met Excel sheets en andere kladjes), ontstaat minder behoefte aan nog meer IT. Goede RPA/IPA oplossingen zijn zo intuïtief in gebruik, dat de meeste (niet IT) medewerkers er zelf een software robot mee kunnen maken. Hardcore IT kennis is geen vereiste meer. Coaching en co-creatie met IT-professionals is ondanks het intuïtieve gebruik nog steeds nodig. Een positief gevolg is dat dit de IT functie verandert. Er worden betere en snellere oplossingen gecreëerd doordat meer inzicht ontstaat in processen en echte problemen. IT en business gaan door samen te werken, sneller waarde creëren. Beide zijn en blijven relevant in de ontwikkeling van de organisatie, zonder elkaars concurrent te zijn. Bijkomend voordeel is dat bestaande oplossingen langer blijven functioneren, omdat RPA/IPA een heel lage impact op het IT landschap heeft en niet in, maar náást de bestaande oplossingen draait.

De organisatie kan op zoek naar hoe onderdelen van het landschap door nieuwe technologieën, zoals AI, vervangen kunnen worden, terwijl met “poor-mans-integratie” de processen geoptimaliseerd en relevant gehouden worden. Het wilde westen van de informatievoorziening wordt een stuk minder de schaduw van IT. De cowboys worden gedeeltelijk getemd, want de IT-professionals zijn betrokken bij de echte businessontwikkelingen. In plaats van een bedreiging voor de IT-afdeling wordt Shadow IT nu een kans voor de hele organisatie.

Conclusie: (software-)robots kunnen zowel een bedreiging als een zegen zijn. Alles hangt af van de intentie van personen en organisaties. Als RPA/IPA puur ingezet wordt vanuit een kostenperspectief, maken we misschien meer kapot dan ons lief is. Als de bedoeling is ruimte te creëren om uit te vinden wat slimmer, anders en beter kan door het automatiseren van repetitief en geestdodend werk, zou het resultaat wel eens ver voorbij de verwachtingen kunnen liggen en een exponentiële verandering ten goede teweeg kunnen brengen.

 

In de volgende blog verken ik een stap dieper de implementatie en het gebruik van RPA/IPA: hoe past RPA/IPA in de huidige IT landschappen, hoe kun je weten of je bedrijf er klaar voor is, hoe kies je een RPA/IPA oplossing en wat moet er gebeuren om het beheersbaar te houden.

Houd jij je kennis graag up to date?

Mis niets meer van onze kennisdocumenten, events, blogs en cases: ontvang als eerste het laatste nieuws in je inbox!

Fijn dat we je op de hoogte mogen houden!